3- Üretim Sahalarının İşi Yapacaklara Teslimi
3.1- Üretim Sahalarının Kooperatiflere ve Köylülere Teslimi
İşin dağıtımı ile birlikte işi alan kooperatif ise noterden fiziki veya elektronik ortamda alınmış yetki belgesi ve imza sirküsü ile kooperatifi temsile yetkili olanlara, köylüler almışsa çalışacak kişilerin her birine ilgili şartnameler okutulmak ve gerekli izahat verilmek suretiyle imza ettirilecektir
Şartnamelerin imzalanmasını izleyen en geç bir hafta içerisinde üretim sahaları, İşletme Şefi, İşletme Şefinin görevlendirdiği memur, ve işi yapacak yükleniciler ile birlikte gezilecek, usulsüz kesimler varsa tespit edilecek, üretim sahalarının sınırları işaretlenecek ve gösterilecek, kesim, sürütme ve taşıma sırasında dikkat edilecek hususlar izah edilecek, işi alanlar sürütmeyi de yapacaklarsa, ürünlerin hangi güzergahlardan ve ne şekilde sürütüleceği, nerelere toplanacağı gösterilecek, şantiye kurulacaksa, şantiye yeri belirlenecek ve üretim sahasının o günkü durumunu belirten “Saha Teslim Tesellüm Tutanağı” ve 1/25.000 ölçekli krokisi ile saha, yüklenicilere teslim edilecektir.
Kesim işini alan yükleniciler sürütmeyi de yapacaklarsa, sürütme için ayrıca teslim –tesellüm yapılmayacak, aksi takdirde hem kesim, hem de sürütme için ayrı ayrı teslim-tesellüm yapılacaktır.
4-Koru Ormanlarında Ağaçların Kesimi ve Boylarına Bölünmesi İşleri
4.1- Kesim Zamanı
Ağaçların olabildiği ölçüde büyüme mevsimi dışında kesilmesine çalışılacaktır. Bu mevsimde üretilen ürünlerin kuruma çatlağı asgariye inecek, böcek ve mantar zararlarına uğraması önlenecek ve böylece daha kaliteli ürünler elde edilecektir.
Tabii tensil sahalarındaki tohumlama kesimi ve sürütmenin, kışın çimlenme döneminden önce bitirilmesi sağlanacak ve saha emniyet altına alınarak arzu edilen tabii tensilin gelmesine yardımcı olunacaktır.
Tarım işlerinin asgariye indiği kış aylarında, kış kesimleri veya erken üretim ile orman köylüsüne istihdam sağlanacak, aynı zamanda piyasaya, kış aylarında taze ve kaliteli ürünler arz edilecek ve piyasada daha iyi bir arz-talep dengesi kurulacaktır.
4.2- Ağaçların Kesilmesi
Ağaçların kesmeye hazırlanması, dikili ağaç kesmede işin yapılma sırası ve tekniğine uygun olarak kesilmesi ve devrilmesi sırasında çevredeki herhangi bir yere dayanan ağaçların düşürülmesi, rüzgar ve kar devriklerinin kesilmesi, kesilerek devrilmiş ağaç üzerinde yapılacak işlemler, (EK-16)’daki TS 1214 Ağaç Kesme ve Kesmede Güvenlik Kuralları Standardında ve Ağaç Kesme ve Boylama Operatörü Meslek Standardında belirtildiği şekilde yapılacaktır.
4.3- Gövdenin Boylara Bölünmesi
Gövde, piyasa talepleri ile üretim ve pazarlama konusundaki Genel Müdürlüğün politikaları göz önünde bulundurularak Orman Ürünleri Standardına göre en yüksek kalite ve miktarda endüstriyel odun elde edilecek şekilde ölçülecek, boylanacak, işaretlenecek ve işaretlenen yerlerden boylara bölünecektir.
Boylama sırasında piyasada tercih edilen boylarda ürünler hazırlanmasına özen gösterilecektir. Endüstriyel oduna elverişli olmayan uç, dal ve kesim artıkları yakacak odun olarak değerlendirilecektir.
Piyasa icapları da göz önünde bulundurularak dikili kabuklu gövde hacminden en yüksek değer ve oranda endüstriyel odun elde edilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır. Tomruklarda boy toleransı 3-5 cm fazlası olacaktır.
4.5- Ölçü ve Kayıt
Orman ürünlerinin boyutları ile kuturları “Orman Ürünleri Standardizasyonu” kitabında belirtildiği şekilde ölçülecek, ürünlerin kalın başına gerekli bilgi ve işaretler (çap, boy, harf çekici, barkod, mamul damga vb.) silinmeyecek ve bozulmayacak şekilde yazılacak ve basılacaktır. Ürünlere katiyen sıra numarası verilmeyecek ve yazılmayacaktır. Çap kesirsiz ve tam (cm) olarak tespit edilecektir. Küsuratlar dikkate alınmayacaktır.
Ölçü birimi m3 olan ürünlerde; dikili ağaç numarası verilmiş ağaçlar için ''Yuvarlak Odun Ölçü Tutanağı”, dikili ağaç numarası verilmemiş ağaçlar için ''Yuvarlak Odun Ölçü ve Tesellüm Tutanağı” kullanılacaktır. Bu tutanaklar, İşletme Şefliğince de plan müddeti boyunca muhafaza edilecektir. Planın son dönemlerine denk gelen bölmelerde ise en az 5 yıl süreyle muhafazaya devam edilecektir.
Kesim bölmesindeki kesme ve tomruklama işi bitip tutanağa girecek başka ürün bulunmadığı tespit edildikten sonra, tutanağın sonuna döküm yapılacak ve ölçüyü yapan, memurlar tarafından imzalanacaktır. Bu tutanaklar (Ek-22)’deki “Kesme Raporlarının” dayanağı olacaktır.
Ölçü birimi ster olan ürünler rampaya çekilerek burada tasnife tabi tutulduktan sonra cins ve nevilerine göre istif edilecek, ölçülecek ve ''Ölçü Birimi Ster Olan Ürünler İçin Kesme/Sürütme Alındı Tutanağına'' (Ek-20) kaydedilecektir. Bu belge hem kesme raporunun, hem de sürütme ve taşıma işleri için taşıma alındı tutanağı ve raporunun dayanağı olacaktır.
5- Baltalıklarda Kesim işleri
Baltalık sahalarında iklime ve rakıma göre mahalli olarak büyümenin durduğu zaman ile ağaçlara su yürüme zamanı çok iyi tespit edilecek ve kesimler mutlaka büyüme mevsimi dışında, kışın yapılacaktır. Kesim işi ile birlikte bölmeden çıkarma işi de kışın yapılacak ve sürütme sırasında tomurcuk ve taze sürgünlerin kolayca tahrip olacağı daima göz önünde bulundurulacak ve kesim işi ile birlikte bölmeden çıkarma işi de mutlaka kışın yapılacaktır.
5.1- Baltalıklarda Kesim İşi
Ağaçlar kök boğazından ve toprak seviyesinden kesilecektir. Kesim bir yöne eğimli, pürüzsüz ve kabuk kaldırılmadan yapılacaktır.
5.2- Baltalıklarda Ölçü ve Kayıt
Baltalıklardan elde edilen ve ölçü birimi m3 olan ürünler koru ormanlarında izah edildiği şekilde ölçülecek, işaretlenecek ve kayıtlara geçirilecektir.
Ölçü birimi ster olan her türlü ürün, orman içi istif yerine (rampaya) çekilerek burada cins ve nevilerine göre istif edilecek, ölçülecek ve “Ölçü Birimi Ster Olan Ürünler İçin Kesme/Sürütme Alındı 30 Tutanağına” kaydedilecektir. Bu belge hem kesme raporunun, hem de sürütme ve taşıma işler için taşıma alındı tutanağı ve raporunun dayanağı olacaktır.
6- Kesim Sahasının Muayenesi
Kesim sahasında kesilmesi gereken bütün ağaçlar kesilerek ürünler rampaya taşındıktan sonra, saha teslim-tesellüm heyeti tarafından gezilecek, işin tekniğine, usulüne ve şartnamesine uygun olarak yapılıp yapılmadığı kontrol ve muayene edilecek, tespit edilen hususlara ilişkin ''Kesim Sahası Muayene Tutanağı'' düzenlenecek ve heyet tarafından imzalanacaktır.
Kesim sahası muayene edilmeden ve işin tekniğine, usulüne ve şartnamesine uygun olarak yapıldığı tespit edilmeden kesme ve taşıma raporları düzenlenmeyecektir.
7- Kesme Raporunun Düzenlenmesi
Kesim işlemi gerçekleştirilen ürünlere ait ölçü ve kayıt işleri bitirilip o zamana kadar yapılan işlemlerle ilgili kesim sahası muayene edildikten sonra; kesimin tekniğine ve ilgili şartnameye uygun olarak yapıldığının tespiti halinde, kesim işi ile görevli memur tarafından yuvarlak odun ölçü tutanağına istinaden ölçü birimi m3 olan ürünlerin ''Kesme Raporu'' uygun olarak düzenlenecektir.
Ölçü birimi ster olan ürünler ise, rampaya taşınıp istif-tasnif edildikten sonra ölçülecek ve yukarıda belirtildiği üzere “Ölçü Birimi Ster Olan Ürünler İçin Kesme/Sürütme Alındı Tutanağına” dayanılarak ''Kesme Raporu'' düzenlenecektir.
8- Taşıma İşleri
8.1- Bölmeden Çıkarma (Sürütme)
Sürütme işi, Sürütme ve Yükleme İşçisi Ulusal Meslek Standardına uygun olarak yapılacaktır.
Bölmeden çıkarmanın orman toprağına ağaçlara, fidanlara ve kesimlerden elde edilen ürünlere zarar vermeden yapılması esastır. Bu amaçla sürütme idarenin tespit edeceği güzergahlardan yapılmalıdır.
İdarece evvelce üretim yapılmış ise, teşekkül eden sürütme yolları tercih edilecek, bunların onarılması suretiyle kullanılması sağlanacaktır.
Mevcut yollara ilaveten sürütme yolları ve traktör yolları da yapılması gerekiyor ise, bunların güzergâhları belirlenecek, gerekli onay alınacak, programa konulacak ve zamanında inşa edilmesi sağlanacaktır.
8.2- Bölmeden Çıkarma (Sürütme) Yöntemleri
- İnsan ve hayvan gücü ile çıkarma
- Traktör yardımı ile çıkarma (Kablolu çekme, sürüterek çekme)
- Plastik olukla kaydırma (Asli orman ürünü olan odun hammaddesinin %25-%60 meyilli arazide yukarıdan aşağıya doğru üretim yerinden en yakın yola veya rampaya kadar plastik olukla kaydırılarak taşınmasıdır.)
8.3.-Bölmeden Çıkarma (Sürütme) Zamanı ve Birim Fiyatı
Sürütme mesafesi kesilen ağaçların bulunduğu yerden, sürütüleceği rampaya kadar olan ortalama uzaklıktır. Rampa ise sürütülen ürünlerin araca yüklenebileceği veya ürünlerin satışa arz edilebileceği taşıma yolu üzerindeki uygun alanlardır.
- Kesilen ağaçlar, kesim sahasına eşit dağılmış ise, rampaya en uzak mesafedeki ürünlerin bulunduğu yer ile en yakın mesafedeki ürünlerin bulunduğu yerin rampaya uzaklığı ölçülüp toplanacak ve ikiye bölünerek ortalama sürütme mesafesi bulunacaktır.
- Kesilen ağaçlar, bölmenin tamamına değil de muayyen bir yerine dağılmış ise, bu sahanın ortasından rampaya kadar olan mesafe, ortalama sürütme mesafesidir.
- Kesilen ağaçlar, kesim sahasının bazı yerlerinde çok, bazı yerlerinde az veya parçalı olarak bulunuyor ise, her parça için sahanın rampaya olan ortalama sürütme mesafesi bulunacak, o parçadaki DKGH ile çarpılacak, çarpımdan elde edilen miktarlar toplanacak ve kesim sahasının toplam DKGH’ne bölünerek ağırlıklı ortalama sürütme mesafesi bulunacaktır.
8.4- Kayıt İşleri
Kesim sahası muayene edilip, kıymetlendirilmesi mümkün olan bütün ürünlerin rampaya taşındığı ve işin şartnamesine uygun olarak yapıldığı tespit edildikten sonra; ölçü birimi m3 ve ster olan ürünler için orman içi istif yerinde ölçülerle tespiti yapılan miktara göre "Taşıma Alındı Tutanağı ve Raporu" düzenlenecektir.
Ölçü birimi m3 olan ürünler için yuvarlak ölçü tutanakları, ölçü birimi ster olan ürünler için ise, istif yerinde tespit edilen ölçülere göre "Ölçü Birimi Ster Olanlar Ürünler İçin Kesme/Sürütme Alındı Tutanağı" dayanak olacaktır. Bu raporlar üç nüsha olarak düzenlenecek bir nüshası üretim dosyasına koyulacak ve iki nüshası sürütme istihkakına müstenit edilecektir.
9- Satış İstif Yerlerine Taşıma
Taşımaya müsait kesim sahalarından (maktadan), sürütme yapılmadan doğrudan istif yerine taşınan ürünler için sürütme ile ilgili belgeler düzenlenmeyecek ve sürütme istihkakı ödenmeyecektir. Doğrudan satış istif yerlerine (satış depolarına) taşınan ürünler ile orman içi istif yerlerinden satış istif yerlerine taşınan ürünler için “Sevk Pusulası” düzenlenecektir.
Sevk pusulaları mutlaka görevli personel tarafından ve yükleme sırasında tanzim edilecektir.
Araçlara her seferinde birer sevk pusulası kesilecek, ancak; aynı araca karışık ürünler yüklendiğinde cins ve nevilerine göre ayrı ayrı sevk pusulaları tanzim edilecektir.
Sevk pusulalarına mutlaka cilt ve yaprak numarası verilecek ve kıymetli evrak işlemine tabi tutulacaktır.
Sevk pusulaları üç nüsha olarak tanzim edilecektir. Ölçü birimi ster olan ürünlerin yerde ölçümü yapıldıktan sonra sevk pusulasına miktarı kaydedilecek ayrıca, yükleme işi bitirildikten sonra ürünün araç üzerindeki eni, boyu ve yüksekliği de pusulaya ayrıca yazılacaktır.
Sevk pusulaları, düzenlenip imzalandıktan sonra iki adedi taşıyıcıya verilecek, diğer bir adedi dip koçanda bırakılacaktır.
Taşıyıcıya verilen birinci ve ikinci nüshalar, satış istif yerine gelindiğinde görevli personel tarafından teker teker kontrol edilip arka sayfasına ''Tamamı Teslim Alınmıştır'' ibaresi konularak taşıyıcı ile birlikte imzalanıp ikinci nüshası taşıyıcıya verilecektir.
Rampadan ürünleri sevk eden personelle satış deposunda teslim alan görevli personel arasında karşılıklı olarak mutabakata varılmadan taşıma alındı tutanağı ve raporu düzenlenmeyecektir.
Taşıma işinin, işi alan tarafından vekalet vermek suretiyle bir vekile yaptırılması halinde, sevk pusulalarına işi alanın ve vekilinin ismi birlikte yazılacak ve pusula vekile imzalattırılacaktır.
Ürünleri teslim alan personeldeki birinci nüsha taşıma raporuna müstenit edilecektir.
9.1- Kayıt İşleri
Satış istif yerine sevk pusulaları ile gelen ve taşıma işinin şartnamesine uygun bir şekilde yapıldığı tespit edilen her cins ve nevideki ürün için; tasıma istihkakına müstenit olmak üzere satış deposunda görevli memur tarafından "Taşıma Alındı Tutanağı ve Raporu" düzenlenecektir.
Sevk pusulaları, ağaç cinsi ve ürün çeşitlerine göre gruplandırıldıktan sonra, her grup sevk pusulası taşıyıcıların isimlerine göre sıralanarak her birinin yapmış olduğu taşma miktarları tespit edilecek ve taşıma raporuna yazılacaktır.
Taşıma alındı tutanağı ve raporuna müstenit olan bütün sevk pusulaları bir araya getirilecek ve en üstteki sevk pusulasının uygun bir yerine, hangi taşıma raporunun müstenidi olduğu yazılıp imzalanarak ayrı bir dosyada ve gerektiğinde kontrol edilmek için düzenli bir şekilde İşletme Müdürlüğünce 10 yıl muhafaza edilecektir.
10- İstihkak Raporlarının Düzenlenmesi
Kesme Raporu ve Taşıma Alındı Tutanağı ve Raporu dayanılarak ilgili şartnameleri gereğince yapılan işlere ait istihkak raporları Orman İşletme Şefi tarafından düzenlenecek veya düzenlettirilecektir.
11- Satış İstif Yerlerinde Kayıt İşleri
Satış istif yerine sevk pusulaları ile gelen ürünler gösterilen ''Satış İstif Yeri Defteri” ne kaydedilecektir.
Ağaç cinsi, ürün çeşidi ve sınıflarına göre ayrı ayrı tamamlanan istiflere istif sıra numarası verilecek ve bir kalem halinde “İstif Kayıt Defterinin” “Giren” kısmına kaydedilecektir.
Üretim Dosyaları
- Üretim Dosyalarının Düzenlenme Şekli
Dikili satışa konu edilen bölmelerde de üretim sürecine ait olan aşamalar için de dosya tanzim edilecek ve dikili satış sürecinde de olması gereken; damga emri, dikili ağaç ölçü tutanağı, birim fiyat kararları, kesim sahası teslim tutanağı, kesim sahası krokisi, ölçü tespit tutanakları, makta muayene tutanağı, süre uzatımı gibi belgeler dosyaya konulacaktır.
Üretim dosyalarında kesim sahası teslim sürecine kadar oluşturulması gereken (Üretim Dosyalarına Konulacak Belgelerden “a-h” maddeleri) belgelerin eksiksiz ve tamam olduğu ilgili işletme şefi tarafından gözden geçirilecek işe başlamasına müteakip en kısa süre içerisinde işletme müdürlüğüne gönderilerek İşletme Müdürü veya yetki vermesi durumunda Müdür Yardımcısı tarafından kesim sahası teslim tutanağına “Görülmüştür.” şerhi verilerek şefliğe iade edilecektir.
Bu işlemler, ilgili bölmeye ait üretim süreci tamamlanmadan bitirilecektir. Bölmede üretim süreci tamamlandıktan sonra üretim dosyaları işletme şefliğince tekrar kontrol edilerek tüm eksikliklerin tamamlanmasına müteakip makta muayene raporunun arkasına “Son Kontroller Yapılmıştır” şerhi verilip imzalanarak İşletme Müdürlüğüne gönderilecek ve İşletme Müdürü veya yetki vermesi durumunda Müdür Yardımcısı tarafından da “Kontrol Edilmiştir” şerhi verilerek İşletme Şefliğine gönderilecek ve İşletme Şefliğince de plan müddeti boyunca muhafaza edilecektir. Planın son dönemlerine denk gelen bölmelerde ise en az 5 yıl süreyle muhafazaya devam edilecektir.
- Üretim Dosyalarına Konulacak Belgeler
a) Dikili ağaç damga emri,
b) Dikili ağaç ölçü tutanağı veya yardımcı dikili ağaç tutanağı (beyan yapılan son sayfa),
c) Kesim sahası krokisi,
ç) Kesim, sürütme ve taşımaya ait birim fiyat kararları,
d) Birim fiyat kararlarının ilanına dair yazı veya tutanak,
e) Çalışacak gerçek kişilerin köylü olduklarına dair nüfus kayıt bilgileri, büyükşehirlerde ise nüfusa kayıtlı oldukları yerin evveliyatı itibarıyla orman köyü olduğunu teyit eden belge, orman kalkındırma kooperatifi olması durumunda faal olduğuna dair belge,
f) Ağaç numaraları ve DKGH’ne göre dağıtım listesi,
g) Kesim, sürütme ve taşıma şartnameleri veya sözleşmeleri,
ğ) Üretim sürecindeki tehlike ve riskler hakkındaki uyarı ve kontrol listeleri, üretimde çalışacakların eğitim aldıklarına dair belge veya Halk Eğitimden alınacak eğitim belgesi alanların listesi,
h)Kesim sahası teslim-tesellüm tutanağı,
ı) Yuvarlak odun ölçü tutanağı (beyan yapılan en son sahife),
i) Ölçü birimi ster olan ürünler için kesme/sürütme alındı tutanağı,
j) Kesme raporu,
k) Taşıma alındı tutanağı ve raporu (sürütme ve taşıma işleri için),
l) Kesim sahası muayene tutanağı,
m) Üretim işlerine ait her nevi diğer belgeler, alınan kararlar, kanuni haklara ait belgeler, varsa ihtilaf konuları vb.